Челябинск, бизнес в Челябинске, бизнес-план, малый бизнес в Челябинске, маркетинговые исследования в Челябинске, предприятия Челябинска
ГлавнаяРекламаФорумНаписать намКарта сайта Партнеры Доска объявлений Челябинск Сделать стартовой E-mail
  маркетинговые исследования на южном урале, мониторинг рынков челябинска
Справочники
  Товары и услуги Челябинска

 Интернет-ресурсы Челябинской области

 Региональные бизнес порталы

Деловая информация
  Инвестиционные проекты

 Законодательство

 Финансирование бизнеса

 Оборудование б/у

 Коммерческая недвижимость

 Новости финансового рынка

 NEW Тендеры

Услуги для бизнеса
  NEW Маркетинговые исследования

 Бизнес консалтинг

 Статьи наших партнеров

События
  Выставки и конкурсы

Сервисы
  Партнеры

 Занести фирму в справочник

 Поиск в Челябинской области

 Проверка КПД сайта

 Публикации

Маркетологам
  Обзоры рынков


    Запрос:
  

  

ФОБОС: погода в г.Челябинске
курс  USD и EUR, установленный Центральным банком. Челябинск

Хранение документов как один из элементов коммерческой деятельности

Ведение любого вида предпринимательской деятельности связано с необходимостью использования различных документов, который подтверждаю факт осуществления операций по купле- продаже товарно-материальных ценностей, отображают различные процессы, связанные с использованием наемного труда, являются юридическим обоснованием сделок и применяются еще во многих сферах бизнеса.
В результате осуществления коммерческой деятельности образуется документооборот, который является подтверждением факта ведения бизнеса юридическим или физическим лицом, что обуславливает факт того, что необходимо хранение документов.
В процессе ведения бизнес различными коммерческими структурами, документы накапливаются и теряют свою актуальность, но при этом сохранению значимость, что обуславливает необходимость их архивного хранение. Современные информационные технологии позволяют унифицировать этот процесс. Архивные работы при создании электронного архива имеют ряд специфических особенностей, поэтому их проведение можно разбить на несколько этапов.
Первый этап связан с проверкой состояния документов, хранение которых необходимо обеспечить в электронном виде. Проверка заключается в определении таких факторов как: степень целостности, возможность считывания информации. Также необходимо определить, в каком состоянии находится переплёт документов. Затем переходит ко второму этапу, который связан с вводом информации, который осуществляется с использование различных средств. После ввода информации необходимо провести процедуру индексации, и электронную копию связать с физической.
Остановимся на этих этапах более подробно. На первой этапе при проверке целостности документов необходимо определить, какой цели будут соответствовать архивные документы, при этом проверяются документы не только на бумажных носителях, но и, например, документы на различного рода магнитных носителях или в электронном виде.
Следующим этапом является непосредственно ввод данных, который подразумевает под собой необходимость внедрения документа в общую архивную структуру. Говоря более понятным языков необходимо документ преобразовать в единую электронную форму, принятую для архива. Архивные услуги предполагают: конвертацию электронных документов в форматы DOC и XLS, процедуру сканирования, а при необходимости пересъемки документов, распознавание документации с использованием различных программных средств, ручной ввод информации содержащейся в документах при преобразовании с бумажных носителей в электронный вид. Отметим также такой специфических вид хранения документов в электронном виде, как необходимость проведения оцифровки звукового носителя, например, видео и звукозаписей.
Выполнение всех указанных действий по созданию электронного архива можно выполнять собственными силами, с использованием труда собственных сотрудников, а можно использовать услуги, предоставляемые специализированными коммерческими структурами.
Создание архивов должно обеспечить одно важное условие - обеспечение сохранности документации, которая подтверждает факт осуществления коммерческой деятельности. Вопрос этот довольно сложен, многогранен и специфичен, и предполагает выполнение целого ряда условий. К основным условиям архивного хранения документов можно отнести необходимость поддержания стабильного режима хранения документации, выполнение всех норма и правил хранения документов, а также необходимость предотвращения и оперативной ликвидации последствий различных чрезвычайных происшествий, которые могут быть связаны с порче и утратой архивной информации.

Полезные ссылки:





 
 
 
 
 
 


Рейтинг@Mail.ru Rambler's Top100